|
Kiedy potrzebny jest SharePoint QM |
Lista typowych potrzeb decyduje o wyborze SharePoint QM:
- Uproszczenie procesu współużytkowania listy kontaktów, terminarzy, ogłoszeń, dokumentów z innymi członkami zespołu
SharePoint QM zapewnia kluczowe funkcje wspierające pracę grupową, takie jak współtworzenie dokumentów i udostępnianie list wydarzeń, ogłoszeń i zadań dla członków zespołu. Witryny SharePoint QM mogą stanowić narzędzie tworzenia wspólnych obszarów roboczych i zarządzania spotkaniami.
- Pełny proces współtworzenia dokumentów
SharePoint QM to innowacyjne narzędzie do pracy wielu osób nad dokumentem. Pozwala tworzyć kolejne wersje dokumentu wraz z komentarzami i kontrolować nadpisywanie zmian przez mechanizm wypożycz-zwróć (check-out – check-in). Ponadto przechowuje listy zadań, kontaktów i innych powiązanych dokumentów.
- Automatyczne dodawanie dokumentów przychodzących z wiadomości e mail do biblioteki dokumentów w intranecie
Biblioteka dokumentów w intranecie opartym na Windows SharePoint Services może być połączona z publicznym folderem na Microsoft Exchange Server . Dzięki temu, gdy użytkownik wysyła e mail z załącznikiem do publicznego folderu Exchange, SharePoint QM dodaje ten załącznik do biblioteki dokumentów w intranecie na odpowiedniej, powiązanej z folderem witrynie. Biblioteka, wraz z dokumentem przechowuje informacje o adresie nadawcy, temacie wiadomości oraz dacie nadesłania.
- Przechowywanie kolejnych wersji poszczególnych dokumentów
SharePoint QM może przechowywać wszystkie kolejne wersje dokumentów
i udostępniać je przez biblioteki dokumentów na witrynach intranetu. Poszczególne wersje mogą być opatrzone komentarzem. W każdej chwili możliwe jest skorzystanie z dowolnej wersji danego dokumentu. Opcja zachowywania wersji jest możliwa do ustawienia dla każdej z bibliotek z osobna, dzięki czemu można tę funkcję uruchomić tylko dla dokumentów, dla których jest ona istotna.
- Automatyczne powiadomienia o zmianach w dokumentach
Użytkownicy mogą zdecydować o częstotliwości powiadomień (natychmiastowe,
w zestawieniach dziennych lub tygodniowych) o zmianach zachodzących w dokumentach. SharePoint QM wzbogaca ten mechanizm o powiadomienia dotyczące ludzi, nowości, elementów list, katalogu witryn (Site Directory), kategorii i zapytań wyszukiwarki. Ponadto każdy z użytkowników ma dostęp do podsumowania powiadomień na swojej osobistej stronie (My Site) w portalu.
- Bardziej efektywne wyszukiwanie informacji znajdujących się w intranecie
SharePoint QM daje możliwość wyszukiwania wśród zawartości wszystkich witryn intranetu na serwerze lub farmie serwerów. Ponieważ wszystkie informacje z witryny są gromadzone w bazie danych, SharePoint QM umożliwia przeszukiwanie całej zawartość witryny. Ponadto SharePoint QM umożliwia korzystania z mechanizmu wyszukiwania pełnotekstowego (full-text search) do przeszukiwania stron.
- Selektywna publikacja informacji
SharePoint QM pozwala na publikowanie treści z przeznaczeniem dla poszczególnych ról w organizacji. Strona ta zawiera treści i elementy kierowane do danego użytkownika wg jego przynależności do danej grupy odbiorców, a także szybki dostęp do najważniejszych plików, wybrane linki, kontakty oraz personalizowane powiadomienia o zmianach w zwartości portalu. Profilowanie odbywa się na podstawie właściwości zapisanych w profilu użytkownika, struktury organizacyjnej lub przynależności do grup w Microsoft Active Directory. Zorganizowanie zasobów wokół tematów ułatwia wyszukiwanie niezbędnych informacji. Ponadto eksperci w danych dziedzinach mogą publikować swoje dokumenty w sekcjach poświęconych poszczególnym tematom. Jeśli jeden dokument odpowiada kilku tematom może być on przypisany do kilku sekcji jednocześnie.
- Jeden portali dla całej firmy i poszczególnych działów
SharePoint QM pozwala stworzyć portal intranetowy i jego sekcje przeznaczone dla całej firmy i jej poszczególnych działów. Każda z tych sekcji może mieć indywidualnie zorganizowaną witrynę startową oraz własne komponenty. Każdy z działów może wymagać także udostępnienia specyficznych dla jego potrzeb aplikacji, co jest możliwe dzięki funkcjom integracyjnym portalu.
- Integracja portali z zewnętrznymi systemami
SharePoint QM udostępnia mechanizm jednokrotnego logowania (Single Sign-On). Jego wykorzystanie pozwala stosować pojedynczy zestaw danych autoryzujących (np. login i hasło) do autoryzacji w wielu systemach (np. SAP) przez portal, nawet w przypadku gdy mają one odrębne systemy autoryzacji. Każdy komponent może zalogować użytkownika automatycznie do zewnętrznej aplikacji bez potrzeby dodatkowej autoryzacji.
- Łatwe zarządzanie starymi stronami
Poszczególne witryny w intranecie mogą stracić swą ważność z wielu powodów, np. zakończenia projektu. Administrator SharePoint QM ma kilka opcji, które wspomagają usuwanie przeterminowanych stron i pozyskiwanie potwierdzeń od użytkowników, że są one wciąż przydatne.
Więcej informacji
|
