Funkcjonalność SharePoint QM
Funkcjonalność SharePoint QM obejmuje wiele obszarów każdej nowoczesnej firmy. Zintegrowane środowisko do komunikacji, pracy grupowej oraz zarządzania, dają zestaw wygodnych narzędzi potrzebnych każdemu nowoczesnemu managerowi i jego zespołowi.

1.1.    Organizacja przepływu pracy (workflow)

Automatyzacja procesów biznesowych, podczas których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, znalazły solidną podstawę w nowej technologii Microsoft. Prawidłowo skonfigurowany workflow umożliwia proste i szybkie wdrożenie i dostosowania obiegu informacji do potrzeb każdej organizacji. Należy pamiętać, że workflow to nie tylko dokumenty, ale także zadania, terminy i kontakty, które po połączeniu lepiej odwzorowują procesy biznesowe. Teraz możemy powiązać wszystkie czynności w jeden ciąg przyczynowo - skutkowy.

Po co workflow?

  • Aby uporządkować i uprościć krytyczne procesy biznesowe w firmie
  • Aby zastąpić papierowy obieg dokumentów w firmie i usprawnić przez to działania administracyjne
  • Aby mieć przegląd wszystkich czynności wykonanych procesie
SharePoint QM może dostosowywać się do dowolnego typu obiegu informacji i łączyć je między sobą w dowolnej kolejności. Niektóre zdarzenia powinny występować po sobie, inne mogą być realizowane jednocześnie. Np. możliwe jest określenie pierwszego stopnia akceptacji dokumentu przez bezpośredniego przełożonego, a jeśli on dokona akceptacji, wysłanie go w drugim stopniu do kilku osób jednocześnie. Możliwy jest także proces odwrotny - w kroku pierwszym zbieramy opinie od współpracowników, a po uzyskaniu kompletu podpisów, dokument automatycznie przesyłany jest do następnej instancji. Dokumenty w procesie biznesowym mogą nie tylko być podpisywane elektronicznie przez członków procesu.  Podczas przebiegu mogą one zmieniać położenie (np. przechodzić z biblioteki "tymczasowej" do "stałej"). Mogą także podlegać zmianom uprawnień: dokument, który na początku dostępny jest tylko dla określonej grupy osób i możliwy do edycji, po uzyskaniu odpowiednich akceptacji może zostać opublikowany jako dostępny dla wszystkich pracowników, ale bez prawa do zmian.
Najnowsze mechanizmy w SharePoint QM umożliwiają tworzenie skomplikowanych obiegów wiążących się z przydzielaniem i śledzeniem zadań. Dzięki takim mechanizmom możemy uprościć najczęściej powtarzające się procesy w naszej firmie oraz znaleźć punkty, w których następują najczęściej zatrzymania. Np. podczas przyjęcia nowego pracownika , po wprowadzeniu go do bazy przez dział HR, tworzy się zestaw niezbędnych dokumentów, do działu IT przesyłane jest zadanie dotyczące konfiguracji środowiska pracy, a bezpośredni przełożony dostaje formularz kompetencji pracownika.

1.2.    Biblioteki dokumentów

Biblioteki dokumentów w SharePoint QM można organizować w struktury folderów
i podfolderów z różnymi uprawnieniami dostępu dla pracowników. Kontekstowa wyszukiwarka zapewnia szybki proces przeszukiwania dowolnych fraz.
Dla unikatowych bibliotek dokumentów można także personalizować wygląd, określając sposób sortowania, filtrowania, czy opisy pól, co czyni przeglądanie
i wyszukiwanie prostym i szybkim. Poprzez biblioteki dokumentów użytkownik może udostępniać pliki o różnym formacie pozostałym członkom zespołu. Dokumenty mogą być organizowane w folderach, a funkcje wersjonowania i wypożycz-zwróć
(chek-in – check-out) kontrolują wprowadzanie zmian.

Dostęp

Centralne repozytorium dokumentów umożliwia wdrożenie polityki dotyczącej gromadzenia oraz zarządzania dostępem do dokumentów, zabezpiecza przed utratą cennych danych (np. w przypadku awarii sprzętu, bądź odejścia pracownika z pracy, oraz ułatwia nadzór nad dokumentami będącymi własnością firmy. Dokumenty zgromadzone w bibliotekach są zwykle dostępne dla wielu osób w firmie. Osoby te,
w zależności od uprawnień nadanych im przez administratora danej biblioteki, mogą dokument edytować, bądź tylko obserwować zmiany nanoszone przez innych.
Każdy może więc pracować z dokumentami umieszczonymi na serwerze w taki sposób, do jakiego jest przyzwyczajony i jaki jest dla niego najwygodniejszy.

Wersje

Każda biblioteka może przetrzymywać pełną historię dokumentu obejmującą wiele jego wersji. Dzięki tej funkcji kolejne zmiany w dokumencie są zapisywane wraz z informacją o autorze i dacie ich wprowadzenia. Podczas zmian możemy decydować, czy dokument otrzymuje nową wersję główną (1.x, 2.x itp.) czy są to zmiany mniejsze (1.2, 1.3 itp.). Zawsze możliwe jest przywrócenie poprzedniej wersji i odzyskanie skasowanych fragmentów, a kolejne kopie dokumentu mogą być objaśnione komentarzami użytkowników.

Ewidencjonowanie dokumentów

Aby zapobiec wzajemnemu "nadpisywaniu" zmian przy pracy z dokumentem, wprowadzono mechanizm wyewidencjonowania dokumentów. Osoba edytująca dokument może go zablokować, tak by inne uprawnione osoby nie mogły edytować dokumentu w tym samym czasie. Po zakończeniu edycji dokument zostaje odblokowany.

Obieg dokumentów/Automatyczne powiadomienia

Dla każdej z bibliotek możliwe jest ustanowienie odrębnego obiegu dokumentów oraz uprawnienie różnych osób, które muszą zaakceptować dokument, zanim zostanie on określony jako wersja finalna i udostępniony innym. Powiadamianie o nowych dokumentach do zaakceptowania może trafiać bezpośrednio na skrzynkę pocztową uprawnionej osoby, lub wyświetlać się w postaci listy zadań w witrynie SharePoint QM.
Użytkownicy mogą konfigurować swoje ustawienia dotyczące alertów i decydować jak często mają one nadchodzić (natychmiast, w raporcie dziennym lub tygodniowym).

Wzorce dokumentów

Wzorce dokumentów usprawniają proces nadzoru nad biblioteką. Każdy nowo tworzony dokument może od razu wykorzystywać gotowy wzorzec, tworząc spójną identyfikację wizualną dotyczącą układu, czcionek, kolorów, sekcji. W takich dokumentach można zastrzec elementy, które nie mogą być zmienione przez użytkownika, sekcje, które muszą być wypełnione na podstawie wcześniej zdefiniowanych list, oraz obszary do swobodnej edycji.

Ankiety

Ankiety on-line pozwalają na przeprowadzenie badania wśród osób mających dostęp do strony. Ankieta może obejmować pytania zamknięte, jednokrotnego i wielokrotnego wyboru, które są następnie automatycznie podsumowywane. Wyniki mogą być prezentowane w postaci graficznej.

Tworzenie stron i obszarów roboczych

Użytkownicy mogą samodzielnie tworzyć witryny i obszary robocze potrzebne im do współpracy z pozostałymi pracownikami. Uprawnienia do założenia nowej witryny nadaje administrator. W ten sposób członkowie zespołu mogą pracować wspólnie nad dokumentem w witrynie SharePoint QM, otrzymywać powiadomienia o wprowadzanych zmianach i aktualizować swoje lokalne kopie dokumentu.
Samoobsługa w tworzeniu witryn usprawnia pracę grupową. Pracownicy nie muszą czekać na reakcję działu IT i od razu mają możliwość dzielenia się niezbędnymi informacjami, dyskutowania, gromadzenia wiedzy. Po zakończeniu prac w witrynie roboczej dokument automatycznie trafia do przeznaczonej dla niego biblioteki w głównym serwisie.

Alerty i powiadomienia

Jeśli któraś z bibliotek dokumentów leży w Państwa obszarze zainteresowań, można włączyć system powiadamiania o wszelkich zmianach w niej dokonywanych. Powiadomienia będą wysyłane bezpośrednio na skrzynkę email w interwałach czasowych, które zostaną zdefiniowane.

Kosz

Dokumenty usunięte z serwera nie zostają natychmiast skasowane, trafiają do kosza,
i tak jak w przypadku standardowego kosza systemowego zawsze można je odzyskać. SharePoint QM posiada dwupoziomowy kosz - o kasowaniu elementów na pierwszym poziomie decydują użytkownicy, ale ostateczne usunięcie pliku możliwe jest tylko dla administratora.

Formularze, obrazy, slajdy

Dokumenty to nie tylko Word i Excel. W SharePoint-cie możesz tworzyć biblioteki obrazów (galerie), biblioteki standardowych formularzy (InfoPath), czy biblioteki raportów. Specjalna galeria umożliwia przechowywanie i przeglądanie zdjęć, grafik oraz filmów. W bibliotece generowane są automatycznie miniaturki, które ułatwiają przeglądanie zgromadzonych zasobów.Dzięki otwartej architekturze możliwy jest także import dokumentów z innych systemów (np. SAP)

1.3.    Komunikacja i praca zespołowa

SharePoint QM to cały zestaw narzędzi, przy pomocy których można usprawnić przepływ informacji w grupie. Dobra komunikacja pomiędzy członkami zespołów, łatwy dostęp do stale aktualnych informacji na temat bieżących zadań czy terminów spowodują, że Państwa firma stanie się bardziej innowacyjna. Witryny SharePoint QM mogą stanowić narzędzie tworzenia wspólnych obszarów roboczych. Ponadto, wykorzystanie gotowych lub samodzielnie napisanych komponentów może służyć budowie dostosowanych do potrzeb rozwiązań.

Zadania

Biblioteka zadań umożliwia kierownikom zespołów na zarządzanie zadaniami
i przydzielanie ich swoim pracownikom z jednego miejsca. Informacje
o przydzielonych zadaniach trafiają automatycznie do skrzynek pocztowych odpowiedzialnych za nie osób.
Żaden z procesów biznesowych firmy nie przebiega w izolacji od pozostałych procesów. Jednak wiele aplikacji biznesowych działa bez powiązania ze sobą. SharePoint QM został zaprojektowany jako platforma umożliwiająca integrację wielu różnorodnych aplikacji. W wielu przypadkach procesy biznesowe można zintegrować bez wycofywania się z inwestycji poniesionych na istniejące systemy.
Nowością w SharePoint QM są zadania projektowe, czyli grupa zadań powiązanych
ze sobą, których przebieg możemy śledzić w widoku wykresu Gantta.

Kalendarze

Publikowanie kalendarzy w SharePoint QM może odbywać się na wielu płaszczyznach. Najczęściej używanymi są:
  • Kalendarze osobiste
  • Kalendarze zespołów
  • Kalendarze zadań
  • Kalendarze projektów
Dla każdego z tych kalendarzy możemy nadać indywidualne uprawnienia dla poszczególnych grup lub członków zespołów.  Nasze rozwiązanie zapewnia dwukierunkową synchronizację kalendarzy SharePoint z Outlookiem, co daje wygodne i znane środowisko pracy.

Obszary robocze spotkania

SharePoint QM pozwala  na stworzenie tymczasowych witryn - obszaru roboczego dokumentu oraz obszaru roboczego spotkania.  Są to witryny mające wstępnie zdefiniowany zestaw typowych elementów potrzebnych w tego typu sytuacjach.
Do pracy w obszarze roboczym możesz zaprosić wybraną grupę współpracowników nadając im specyficzne uprawnienia.
Przy okazji spotkania jednorazowego, witryna pomaga w jego przygotowaniu oraz podsumowaniu.
Wszyscy zaproszeni na spotkanie użytkownicy będą mieli dostęp do dokumentów
i pozostałych informacji związanych ze spotkaniem.

1.4.    Zarządzanie wiedzą

W dzisiejszym czasach zarządzanie informacją i wiedzą pracowników stanowi wyzwanie nowoczesnej firmy. Stworzenie mechanizmów, które pozwalają na przepływ wiedzy oraz jej agregację jest wyzwaniem trudnym, ale niezwykle opłacalnym. Umożliwienie pracownikom na wydajną wymianę informacji tworzy więzi i buduje społeczny kapitał firmy. SharePoint QM zawiera gotowe moduły, na których możemy rozpocząć budowę naszego systemu zarządzania wiedzą

Struktura - Kto jest Kim

Aby zarządzać wiedzą, przede wszystkim należy zlokalizować jej źródła w firmie. Gotowy mechanizm pozwala na określenie kompetencji pracownika, jego położenie w strukturze firmy, a także grupę "kolegów" powiązanych podobnymi umiejętnościami bądź zainteresowaniami. Dzięki wykorzystaniu workflow w prosty sposób możemy również stworzyć model ścieżki rozwoju, lub ścieżki szkoleń. Moduł "Kto jest Kim" umożliwia dowolne parametryzowanie danych pracownika.

Anonse

Dobra komunikacja pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami  wymaga miejsca, gdzie szybko można opublikować istotne dla życia firmy informacje. Moduł anonsów to wygodny formularz, dzięki któremu odpowiedzialne osoby mogą umieszczać krótkie informacje pojawiające się na głównej stronie SharePoint QM. Możliwe jest także precyzyjne ustalenie terminu kiedy news ma się pojawić lub kiedy wygasa jego ważność.  

Forum dyskusyjne

Dzięki dyskusjom odkrywane są pokłady wiedzy ukrytej, która opiera się na doświadczeniu pracowników - wiedza ta przenoszona jest do strefy jawnej, gdzie ponownie może być absorbowana przez innych pracowników. Forum dyskusyjne umożliwia dzielenie się opiniami na tematy, które są ważne dla zespołu pracowników. Przykładowo, dyskusje mogą wspomagać podsumowywanie i wprowadzanie w życie planów wypracowanych w trakcie spotkań. Ponadto, funkcja komentarzy pozwala także użytkownikom na zamieszczanie swoich wypowiedzi przy konkretnej stronie SharePoint lub dokumencie.

Blog

Nieformalnie prowadzone notatki to nieocenione źródło wiedzy o naszych pracownikach. O problemach, z którymi się spotykają, ale także jakimi sposobami te problemy są przezwyciężane. Dzięki blogom możemy identyfikować liderów grup, wykorzystywać ich nieformalną wiedzę. Blogi są także bardzo dobrym sposobem na komunikację z klientami.  O powodzeniu firmowych blogów świadczy ich rosnąca liczba oraz fakt, że 76 proc. prowadzących takie blogi przyznaje, że dzięki tej formie komunikacji z klientami uwaga mediów i liczba odwiedzin na stronach firm znacznie wzrasta.

Strony Wiki

Wikipedia - to miejsce zna już każdy korzystający z Internetu. Teraz przy pomocy SharePointa QM możemy zbudować wewnętrzny system stron Wiki, gdzie umieszczone zostaną powiązane ze sobą informacje dotyczące naszego biznesu. Firmowa Wikipedia to najlepszy sposób zatrzymania wiedzy, która wychodzi z firmy razem z pracownikiem.

1.5.    Portal dla pracowników firmy i klientów

Listy zadań umożliwiają przydzielanie zadań pracownikom, określanie ich priorytetu
i daty wykonania. Wykonawcy zadań mogą aktualizować status zadań i informacje
o postępie. Użytkownicy mają wgląd we własne zadania oraz przydzielone pozostałym członkom zespołu.
Dodatkowo SharePoint QM ma do zaoferowania zestaw narzędzi do wizualizacji
i kreowania raportów. Przykładowo dostępne są narzędzia umożliwiają publikację raportów i arkuszy Excela w postaci strony www. Publikacja danych odbywa się poprzez przeglądarkę i nie wymaga zainstalowania Excela na komputerze użytkownika. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy opracować skoroszyt zwierający tabele przestawne lub wykresy na podstawie danych pobieranych z serwera baz danych. Mimo, że użytkownik nie posiada dostępu do bazy, może korzystać z przetworzonych
i zwizualizowanych  danych potrzebnych mu w pracy.


Więcej informacji